Boekhoudkundige regels

De boekhouding moet gevoerd worden volgens wettelijk vastgestelde regels. Zo moet de boekhouding aangepast worden aan de aard en de omvang van de activiteiten van de verenigingen. Veel jeugdwerkinitiatieven kunnen als kleine VZW worden beschouwd. Onderstaande tabel laat zien waarom.

De kleine VZW

Als kleine VZW moet je alleen een vereenvoudigde boelhouding volgen. Deze eenvoudige boekhouding is een liquiditeitsboekhouding. Hiermee wordt een systeem van "ontvangsten en uitgaven" bedoeld dat wordt bijgehouden in twee dagboeken. De ontvangsten en uitgaven worden geboekt op het ogenblik dat de gelden op het bankuittreksel zijn vermeld of als zij contant zijn ontvangen en/of uitgegeven. Mutaties in contant geld of op de rekeningen worden ingeschreven in een opgesplitst dagboek volgens het model van deze bijlage. Dit originele dagboek moet gedurende 10 jaar worden bewaard te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de afsluiting ervan. Er moet eveneens door elke vereniging een staat van de ontvangsten en de uitgaven te worden bijgehouden. Deze staat moet in overeenstemming met het minimale schema in deze bijlage te worden opgemaakt. Jaarlijks moet ook een inventaris te worden opgemaakt van de bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van welke aard ook van de vereniging. Ten slotte moet in de toelichting volgende informatie staan:

• De samenvatting van de waarderingsregels;
• De aanpassing van de waarderingsregels;
• De bijkomende inlichtingen;
• Het genormaliseerd schema van de staat van het vermogen;
• De belangrijke rechten en verplichtingen die niet in cijfers kunnen worden weergegeven.

Ook hiervan is een schematisch model in deze bijlage beschikbaar.

De jaarrekening

Op basis van het dagboek wat de inkomsten en uitgaven weergeeft moet een jaarrekening opgemaakt worden. De jaarrekening moet bestaan uit:

1. De staat van de ontvangsten en uitgaven;
2. De toelichting. Deze omvat: allereerst een samenvatting van de waarderingsregels. Dat zijn regels die ten grondslag liggen aan de waarderingen in de inventaris. Het gaat dus om alle goederen die in het bezit zijn van de VZW. daarnaast bevat de toelichting ook de staat van het vermogen.

Procedure

De Raad van Bestuur legt de jaarrekening van het voorafgaande boekjaar en een voorstel van begroting ter goedkeuring voor aan de jaarlijkse Algemene Vergadering. Logischerwijze wordt een begroting besproken aan het einde van het vorige jaar of het begin van het jaar. Voor startende VZW’s komt het erop aan de begroting zo snel mogelijk voor te leggen aan de Algemene Vergadering. Dat moet niet op de stichtingsvergadering zijn. De enige belangrijke voorwaarde is dat de jaarrekeningen en de begroting goedgekeurd moeten worden binnen de 6 maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar. De jaarrekening, ook gekend als het financiële jaarverslag, wordt na de bespreking op de Algemene Vergadering neergelegd in het dossier bij de Rechtbank. Let op: een begroting is niet verplicht maar dient om een kijkje in de toekomst te geven. Een begroting bepaalt de financiële richting van de VZW voor het volgende jaar.

Tips bij het opmaken van de jaarrekening

In principe kan het boekjaar vrij bepaald worden, maar alleen al om fiscale redenen (elk jaar moet de belastingsbrief ingevuld worden met de gegevens van het kalenderjaar) lijkt het kalenderjaar aangewezen. Het boekjaar van de VZW begint dan op 1 januari en eindigt op 31 december.
Voor nieuwe VZW’s kan dit wel eens verschillen. Het is mogelijk het eerste boekjaar langer dan een jaar te laten duren. Stel dat in november 2007 een VZW opgericht is, dan had het weinig zin 2007 nog als boekjaar te bekijken. In dat geval is het mogelijk om ervoor te kiezen het eerste boekjaar te laten lopen tot 31 december 2008. Zorg er ook altijd voor dat je de boekhouding en het opmaken van de jaarrekening laat doen door iemand die daar voldoende kennis over heeft. Het inschakelen van een professionele organisatie is minder aan te raden vanwege de kosten. Probeer het dus altijd in eigen huis te zoeken.