Boekhoudkundige regels bij een vzw

We legden je hierboven de algemene principes uit voor het voeren van een gezond financieel beheer. Die algemene principes komen steeds op hetzelfde neer, of je nu bedrijf, vzw of feitelijke vereniging bent.

Toch verdient ‘financieel beheer’ van een vzw nog net iets meer aandacht en nauwkeurigheid dan die van een feitelijke vereniging. In deze brochure gaan we niet dieper in op hoe je een vzw moet runnen. Daarvoor kan je best te rade gaan bij gespecialiseerde lectuur of bij de koepel van je jeugdvereniging. Wel volgt hierna een korte samenvatting van de boekhoudkundige regels die je als vzw moet volgen.

Als je lokaal in eigendom hebt of je plant grootse (ver)bouwwerken, dan neem je best een vzw-structuur aan. Sommige jeugdwerkvormen, zoals jeugdhuizen, zijn gezien de aard van hun werking beter vzw. Een vzw beschermt je wat betreft aansprakelijkheid, maar vraagt ook heel wat organisatie. Een van de verplichtingen waaraan een vzw zich dient te houden, zijn de boekhoudkundige regels.

De boekhouding van een vzw moet gevoerd worden volgens wettelijk vastgelegde regels. Zo moet ze aangepast zijn aan de aard en de omvang van de activiteiten van de vereniging. De meeste vzw’s binnen het jeugdwerk worden als kleine vzw bestempeld. Zij moeten enkel een vereenvoudigde boekhouding bijhouden. Het model van die vereenvoudigde boekhouding kun je downloaden op de website van de FOD Justitie (www.staatsblad.be) of van het Vlaams Studie- en Documentatiecentrum voor vzw’s (www.vsdc.be).

Alle verrichtingen worden zonder vertraging, getrouw, volledig en chronologisch ingeschreven in een ongesplitst dagboek volgens een voorgeschreven minimummodel. Ongesplitst betekent dat het niet losbladig mag zijn. Kosten en uitgaven moeten op aparte bladzijden genoteerd worden.

Het dagboek is genummerd en geïdentificeerd door de naam van de vzw. Dit dagboek kan je vergelijken met het ‘kasboek’ waarover we je in
hoofdstuk 2 reeds uitleg gaven.

Voor grote en zeer grote vzw’s (meer dan 5 personeelsleden en grote financiële verantwoordelijkheid) gelden andere regels.

Jaarlijks maakt een vzw een begroting en een jaarrekening op die door de Algemene Vergadering goedgekeurd moeten worden. Een begroting geeft je inzicht in de toekomst van de vzw en is één grote vergelijking tussen de geraamde ontvangsten en de te verwachten uitgaven. Ze bepaalt met andere woorden de financiële richting van de vzw. De jaarrekening bestaat uit een staat van ontvangsten en uitgaven (het eigenlijke financiële jaarverslag) en een staat van vermogen (de inventaris).

De staat van ontvangsten en uitgaven stel je op basis van het op. Hij geeft een totaaloverzicht weer van alle uitgaven en ontvangsten van de vzw, en is eenvoudig af te leiden uit het dagboek.

De vzw maakt een staat van vermogen op: een inventaris van bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen. Bij de inventaris horen waarderingsregels die meedelen hoe je tot een bepaald bedrag gekomen bent bij het bepalen van de waarde van een goed. Een voorbeeld: een muziekinstallatie die je tien jaar geleden hebt aangekocht, heeft niet meer dezelfde waarde als toen.

De jaarrekening moet binnen de zes maanden na het afsluiten van het boekjaar goedgekeurd worden door de Algemene Vergadering en nadien neergelegd worden bij de Rechtbank van Koophandel. Het dagboek en alle originele verantwoordingsstukken moeten tien jaar bewaard worden.

Het is niet verplicht om een begroting neer te leggen bij de Rechtbank. Het is het vooral een intern document dat dient om een kijkje in de toekomst te nemen. Een begroting bepaalt de financiële richting van de VZW voor het volgende jaar.

In principe kan het boekjaar vrij bepaald, maar alleen al om fiscale redenen (elk jaar moet de belastingsbrief ingevuld worden met de gegevens van het kalenderjaar) lijkt het kalenderjaar aangewezen. Het boekjaar van de vzw begint dan op 1 januari en eindigt op 31 december.

Zorg er ook altijd voor dat je de boekhouding en het opmaken van de jaarrekening laat doen door iemand die daar voldoende kennis over heeft.