Financiëel

We gaven al eerder aan dat je financiële zaken goed moet regelen. Daar stel je best iemand voor aan. Het zou goed zijn dat die persoon over de nodige deskundigheid beschikt. Spreek ook af hoe er gerapporteerd wordt over de financiële zaken. Controle maakt namelijk deel uit van een gezonde financiële opvolging.

Kosten ramen voor het onderhoud/beheer van het gebouw

Nu de grote investeringen voor je bouwproject achter de rug zijn, komen de onderhoudskosten. Dat is een niet te onderschatten terugkerende kost.

Bereid je hierop voor en probeer ook hiervoor een kostenraming te maken. Het is interessant om te weten welke beheers- en onderhoudskosten je maandelijks of jaarlijks hebt. Je kunt onderhoudskosten ook best spreiden in de tijd om te vermijden dat je het ene jaar zeer veel onderhoudswerken moet doen (met de bijbehorende kosten) en het andere jaar niets.

Zet voor de beheers- en onderhoudskosten maandelijks of jaarlijks een bedrag opzij. Goed onderhoud kost geld, maar het bespaart je grote herstellingskosten achteraf.

Verbruik van water, elektriciteit en gas

Elektriciteit, gas en water moeten betaald worden. Je kunt niet zonder. Dat is dus een terugkerende kost. Het is niet per se een vaste kost, want je kunt erop besparen. Bovendien zal in de zomer de factuur van elektriciteit en gas lager zijn dan in de winter. Voor water is dat net andersom.

Of het nu een vaste of een veranderlijke kost is, je houdt best de kostprijs goed in het oog en hou hier ook centen voor opzij.

De betaling van gas, elektriciteit en water gebeurt met voorschotten. Bij de aansluiting schatten ze hoeveel het gebruik is. Op basis daarvan krijg je regelmatig een rekening, bijvoorbeeld maandelijks. Eén keer per jaar vraagt de maatschappij om via de telefoon of online de meterstand door te geven.

Door de facturen goed bij te houden, kun je zien hoe je verbruik evolueert. Een lek in de waterleiding, een sluimerverbruiker waar je geen weet van hebt, een verwarming die een hele week blijft branden: dat kan al eens voorkomen in een jeugdlokaal. Door de facturen in het oog te houden, kun je ongewone dingen vaststellen en kun je dus wanneer nodig actie ondernemen.

Of wat dacht je van een actie om te veel verbruik te voorkomen? Hang stickers op de schakelaars om iedereen eraan te herinneren dat ze het licht moeten uitdoen. Hang een slogan boven de wasbak om het waterverbruik te beperken. Hang een overzichtje aan de buitendeur van de zaken je moet doven. Of installeer een algemene schakelaar die alles uitschakelt en de verwarming op antivriesstand zet

Onderhoud

Het algemeen onderhoud van een gebouw is een niet te onderschatten kost. Ook voor dat algemeen onderhoud kun je best de nodige centen opzij leggen.

De buitenmuren schilderen, de schouw laten vegen, een deel van de elektrische installatie vervangen, de gasinstallatie laten keuren: dat zijn allemaal mogelijke onderhoudskosten. Lijst ze op voor jouw jeugdlokaal. Maak een plan van wat er wanneer moet gebeuren, en maak een schatting van hoeveel dat kan kosten.

Vergeet de onverwachte onderhoudskosten niet!

Belastingen

Ook een jeugdvereniging moet belastingen betalen. We denken onder meer aan btw, rechtspersonenbelastingen voor vzw’s, de patrimoniumtaks, de onroerende voorheffing en de vrijstellingsregel daarop, de provinciale milieubelastingen en eventuele gemeentelijke belastingen zoals voor huisvuilophaling. Onder bepaalde voorwaarden kunnen bepaalde jeugdwerkvormen vrijgesteld worden.

In de regel moet je boeken en stukken die betrekking hebben op belastingen 10 jaar bewaren. Die moeten voorgelegd kunnen worden aan de belastingsambtenaren die dat vragen tijdens een controle.

• Btw
  De btw – of voluit: de belasting op de toegevoegde waarde – is een belasting die aangerekend wordt op de omzet van de organisatie. Met de ‘omzet’ wordt het ontvangen bedrag van de verkochte goederen bedoeld. Wanneer de jaarlijkse omzet niet meer € 5 580 bedraagt, wordt je organisatie of onderneming van die belasting vrijgesteld, ongeacht de juridische vorm. Het jeugdwerk is in principe vrijgesteld van de btw-plicht (artikel 44 , § 2, 2e al.). Enkel in een aantal gevallen kan het toch van toepassing zijn of heb je er zelfs voordeel bij. Voor jeugdhuizen is in sommige gevallen een speciale regeling nodig: het systeem van de zogenaamde ‘gemengde btw-plicht’. Informeer hiervoor bij je koepelorganisatie of bij de gemeentelijke jeugddienst. Op de website www.btw-tva.be is er veel informatie te vinden over btw, www.formaat.be biedt informatie specifiek voor jeugdhuizen.
• Rechtspersonenbelasting
  Een vzw is onderworpen aan rechtspersonenbelasting. Dat is een belasting die geheven wordt op bepaalde inkomsten van jullie jeugdwerkinitiatief, bv. op onroerende inkomsten zoals de verhuur van het lokaal. Meestal zijn die echter nihil omdat je die inkomsten opnieuw investeert in de werking. Dat belet echter niet dat je jaarlijks een belastingsaangifte moet indienen, die ongeveer binnen de maand teruggestuurd moet worden. In de praktijk volstaat het dat je onder de belastingbrief de datum en je handtekening plaatst, en dat je de goedgekeurde jaarrekening van de vzw bijvoegt. Als je geen aangifteformulier in je bus krijgt, bv. omdat het jeugdhuis nieuw is, zul je dat zelf moeten aanvragen. Voor feitelijke verenigingen geldt dat de inkomsten van de vereniging in principe bij het vermogen van de leden gevoegd worden (d.i. personenbelasting).
• Patrimoniumtaks
  Een derde belangrijke belasting is de zogenaamde patrimoniumtaks (successierechten): jaarlijks 0,17 % op de waarde van de bezittingen van de vzw. Voor feitelijke verenigingen bestaat dat niet. De vzw moet hiervoor voor 31 maart, uit eigen beweging, bij het plaatselijke kantoor der successierechten aangifte doen van de verkoopwaarde van alle onroerende en roerende goederen die in haar bezit zijn op 1 januari van datzelfde jaar. Dat gaat vooral over de eigendom van een huis en de inboedel ervan. De meeste jeugdwerkinitiatieven met een vzw zullen van die taks echter gespaard blijven, omdat het patrimonium meer dan € 25 000 moet bedragen. Bij een patrimonium van minder dan € 25 000 moet je dus geen aangifte doen. Voor vzw’s die minder dan € 125 belasting betalen, volstaat het één enkele verklaring op te stellen voor drie opeenvolgende jaren. Als de waarde van het patrimonium toch groeit en de taks met minstens € 25 stijgt, moet de vzw opnieuw een aangifte doen en de bijkomende belasting betalen.
• Onroerende voorheffing
  Verder is er nog de ‘onroerende voorheffing’, ook wel de ‘grondbelasting’ genoemd. Dat is een gewestbelasting op het inkomen uit gronden en gebouwen. Die belasting kan enkel van toepassing zijn als jullie jeugdvereniging eigenaar is van het gebouw waarin het gehuisvest is of als het over gronden beschikt. De onroerende voorheffing wordt berekend op basis van het ‘kadastraal inkomen’ van je gebouw.
  Gebouwen van jeugdbewegingen zijn in principe vrijgesteld van onroerende voorheffing, op voorwaarde dat de jeugdbeweging kan aantonen dat ze zich bezighoudt met opvoedkundige activiteiten. Om een vrijstelling te krijgen, moet je altijd een aanvraag indienen (www.onroerendevoorheffing.be).
• Kadastraal inkomen
  De onroerende voorheffing wordt berekend op basis van het ‘kadastraal inkomen’ van je gebouw. Dat is geen reëel inkomen: het wordt geacht overeen te stemmen met de gemiddelde jaarlijkse netto-inkomsten die je onder normale omstandigheden kunt krijgen wanneer het onroerend goed permanent verhuurd zou worden. De Administratie van het Kadaster, de Registratie en de Domeinen (AKRED) stelt dat ‘inkomen’ vast. De nodige papieren hiervoor krijg je in principe zelf opgestuurd, daar hoef je niets voor aan te vragen.

Je jeugdlokaal verhuren zorgt voor de nodige inkomsten

Als je je jeugdlokalen wilt verhuren, en misschien zelfs die centen nodig hebt om de gemaakte kosten af te betalen, moet je dat goed organiseren.
Voor meer informatie over lokalenverhuur kun je altijd terecht bij Centrum voor Jeugdtoerisme (zie www.cjt.be). Zij hebben de opdracht om jeugdverenigingen die hun lokalen willen verhuren hierin te ondersteunen.