Financiëel beheer

FINANCIEEL BEHEER TIJDENS HET BOUWPROCES

Een goed algemeen financieel beheer is van groot belang. Je stelt hier best iemand voor aan. Zoek eventueel iemand mét expertise en kennis van zaken, zoals een boekhouder, een notaris of iemand die bij een bank werkt.
 

De facturen lopen binnen

Naarmate de werken vorderen, krijg je facturen van de aannemer(s). Betaal die nooit zonder ze uitvoerig onder te loep te nemen!
Als je met een architect werkt, moet je de facturen zeker eerst aan hem of haar voorleggen. De architect kan nakijken of de geleverde hoeveelheden en materialen daadwerkelijk verwerkt werden en overeenstemmen met de offertes. Als er meer werken uitgevoerd moesten worden dan gepland bij de offerteaanvraag moet de architect die prijsaanpassingen ook kritisch interpreteren.
Werk je zonder architect, dan geeft de ploeg of persoon die de werken van die bepaalde aannemer opvolgt het fiat aan de penningmeester van het bouwcomité.
Juridisch gezien moet je aan de aannemers enkel de materialen betalen die ze (op een juiste manier) verwerkt hebben. Dat gaat dus niet over het geleverde materiaal, wel over het geplaatste. Ook belangrijk is dat alle werken en materiaal eigendom blijven van de aannemer tot bij de oplevering van de werken. Die is er dus ook verantwoordelijk voor, en bij schade moet hij of zij dat zelf vervangen of aanpassen.
In de praktijk vragen veel aannemers een voorschot, zeker bij kleine werken. Let daar wel mee op, want als ze failliet gaan, ben je je geld en materiaal kwijt.

Structuur stuurgroep vs. goed financieel beheer

In het deel ‘Stuurgroep’ van deze brochure (zie bladzijde 11) hebben we het over de functies en de structuur van zo’n stuurgroep. Zorg binnen de structuur van de aansturende ‘organen’ voor een goede taakverdeling: enerzijds voor de opvolging van de werken en anderzijds voor het financieel beheer.
Een penningmeester houdt de financiële situatie nauwlettend in de gaten en agendeert dat als vast puntje op de raad van bestuur van de vzw. Met de ploeg maak je een inkomsten- en kostenraming, maar maak het ook mogelijk om halfjaarlijks een ‘begrotingswijziging’ door te voeren als dat nodig blijkt. De penningmeester is daarvoor de waakhond. Facturen en de bijbehorende betalingen kunnen best gebundeld en uitgevoerd worden door de penningmeester. Die laat de facturen ook wel altijd nakijken door deskundigen.
De mensen die de werken opvolgen, zijn ook belangrijke informatiebronnen voor een goed financieel beheer. Zij kennen immers perfect de stand van zaken van de werken én ze zijn op de hoogte van vertragingen, wijzigingen... Vertragingen, wijzigingen en meerwerken kunnen allemaal invloed hebben op de financiële situatie. Zorg dus dat penningmeester en de mensen die de werken opvolgen goed met elkaar communiceren. Een regelmatige bijeenkomst van die mensen is daarvoor onontbeerlijk, en dat kan bijvoorbeeld op de raad van bestuur.