Inspraak en participatie zijn belangrijk, dat zal niemand ontkennen. Iedereen heeft graag het gevoel dat hij/zij niet over het hoofd gezien wordt, zeker in belangrijke beslissingen. Anderzijds zijn er ook heel wat valkuilen. Teveel inspraak en participatie kan namelijk zorgen voor een gevoel dat het niet vooruitgaat, dat de bouw teveel op de werking weegt of dat iedereen zich ermee bemoeit. Te weinig inspraak kan dan weer zorgen voor onbegrip, weinig steun, wrevel, …

Je kan deze valkuilen vermijden door op voorhand grondig na te denken over de manier waarop je de leden, leiding en bestuursploeg van de jeugdvereniging op een voor hen goede manier betrekt:

• De leden kan je veel inspraak geven in de droomfase (Welk lokaal wensen ze?). Betrek hen ook af en toe bij het ‘bouwen’ zelf (laat hen bvb. eens wat stenen metsen of een plank zagen).
• De leidings- en bestuursploeg van de vereniging moeten altijd een overzicht krijgen van de stand van zaken. Geef hen inspraak in de belangrijkste beslissingen, maar val hen niet te vaak lastig.

Inspraak en participatie van de leidings- en bestuursploeg

We zetten enkele principes op een rijtje…

Principe 1: Er is een duidelijke scheiding tussen werking en bouw.

Er is een duidelijke scheiding nodig tussen de werking van de vzw/bouwcomité en de werking van de vereniging. De gewone werking mag niet teveel last hebben van het bouwproject. De taak van een actieve leidings- of bestuursploeg is in de eerste plaats zorgen voor een goede werking. Vermijd de evolutie van ‘een groep met een werking en zonder lokaal’ naar ‘een groep met een lokaal maar zonder werking’.

De verwachtingen van beide partijen moeten duidelijk zijn. Maak goede afspraken over engagementen en impact op de ‘gewone’ werking:

• Verwacht het bouwcomité dat de leidings- of bestuursploeg actief meewerkt of net niet?
• Wat zijn dan taken/momenten waar de leidings- of bestuursploeg zeker verwacht worden?
• Op welke momenten wil de leidings- of bestuursploeg/de leden/de ouders hun zegje doen?
• Bij welke beslissingen wil de leidings- of bestuursploeg/de leden/de ouders zeker betrokken worden?

Zet de afspraken eventueel op papier in een ‘huishoudelijk reglement’ of in een afsprakennota.

Principe 2: De leidings- of bestuursploeg heeft de belangrijkste stem in fundamentele beslissingen.

Zorg ervoor dat de leidings- of bestuursploeg de belangrijkste stem heeft bij belangrijke beslissingen voor de toekomst. Uiteindelijk wordt er gebouwd voor de toekomst. Je kan dit best vastleggen in de structuur van het bouwcomité (in de vzw of in de stuurgroep).

Principe 3: De leidings- of bestuursploeg volgt de vorderingen op de voet.

De leidings- of bestuursploeg is graag op de hoogte van het reilen en zeilen van het bouwproject. Geef dus als vzw of bouwcomité telkens een stand van zaken op de groepsraad, leidingskring, algemene of bestuursvergadering,... De mening van de leidings- of bestuursploeg moet dan wel ook serieus genomen worden. Ofwel doe je er iets mee, ofwel geef je goede argumenten aan de ploeg waarom een suggestie niet werd opgenomen. Het is belangrijk dat de vereniging zelf het project in handen kan blijven houden.

Hou bvb. iedereen op de hoogte door een subpagina aan te maken op de website over de stand van zaken en vorderingen van de werken. Zowel ouders, leden als leiding kunnen hierop foto’s, verslagjes, enz. raadplegen.

Principe 4: De leidings- of bestuursploeg steekt af en toe een handje toe.

De betrokkenheid van de leidings- of bestuursploeg is uiteraard belangrijk. Af en toe een handje helpen zorgt voor een gevoel van verbondenheid, zowel met de bouwploeg als met het gebouw zelf. Alleen mag het nooit de gewone werking in gevaar brengen.

• Overzicht acties informatie, inspraak en communicatie
• Terugkoppeling van vzw/bouwcomité naar leidings- of bestuursploeg;
• Vooraf informatie geven;
• Vooraf consulteren leidings- of bestuursploeg;
• Maquette maken van architectplan;
• Inspraak voorzien in structuur van vzw (leiding/medewerkers in AV en RvB). Anders kan er wrevel ontstaan omdat alle beslissingen boven het hoofd genomen worden.
• Zorg telkens voor een stand van zaken op de leidingskring of bestuursvergadering.
• Maak een subpagina op de website over de voortgang van de werken.
• Enz.

Inspraak en participatie van de leden

Principe 1: Er is een duidelijke scheiding tussen werking en bouw.

Tijdens het bouwproject herleidde Jeugdhuis Contact de werking tot een minimum. Het jeugdhuis werd 1 x per week opengehouden in de kelder. Daarnaast werden enkele activiteiten buitenshuis georganiseerd.
Het bouwproject van Chiro Sint Wivina (meisjes) plaatste geen zware hypotheek op de werking. Ze konden beschikken over het oud-gepensioneerden lokaal en het lokaal van de KLJ.

De leden komen in de eerste plaats voor de leuke activiteiten. Verander dus best niets aan je activiteitenritme.

Principe 2: Leden kunnen al eens helpen bij kleinere zaken.

Uiteraard is de betrokkenheid van de leden ook belangrijk. Aan de ene kant zullen leden meer zorgen voor een lokaal, dat ze ‘mee gebouwd’ hebben. Aan de andere kant is het ook een signaal naar ouders toe om een duit in het zakje te doen.

• Je kan de leden best wel eens vragen voor kleinere werken, zoals schilderwerken of bij terreinaanleg. Bekijk telkens of het zin heeft om leden bij andere werken te betrekken.
• Leden kunnen een belangrijke rol spelen bij het opzetten van geldacties. Als je bijvoorbeeld een 24-uur actie doet om geld in te zamelen bij ouders, sympathisanten, etc. heb je het enthousiasme van de leden hard nodig.

Principe 3: Leden hebben op hun niveau inspraak in de plannen.

Bij de start van het bouwproject kunnen leden mee ‘dromen’ over de plannen en hoe het lokaal en de buitenruimte er volgens hen moet gaan uitzien.
Je kan ook concreter vertrekken van het huidige lokaal. Probeer dan uit te zoeken wat er volgens hen anders of beter kan.

Vergeet ook de leden niet af en toe op de hoogte te houden van de stand van zaken van het bouwproject. Je kan bijvoorbeeld de maquette een centrale plaats geven in het voorlopige lokaal, waardoor de leden betrokken blijven bij het project.