Interne afspraken

Afhankelijk van je structuur kun je interne afspraken in verschillende soorten documenten gieten. Hoe duidelijker de afspraken, hoe minder frustraties hierover kunnen ontstaan. We denken hierbij zowel aan formele afspraken (zoals in vzw’s) als aan informele afspraken (wie ging zich waarvoor engageren).

Vzw-statuten en huishoudelijk reglement

Binnen vzw’s worden er door de wet een aantal taken toegewezen aan bepaalde personen of organen. Daarnaast kun je in de statuten zelf nog extra taken toewijzen aan bepaalde personen of organen, maar daar is het aangewezen om niet té veel in detail te treden. Dergelijke taken concretiseer je beter in het huishoudelijk reglement of een interne afsprakennota, om te vermijden dat je je statuten bij elke wijziging opnieuw moet publiceren.

Feitelijke verenigingen maken sowieso best werk van een huishoudelijk reglement of een interne afsprakennota. Door het ontbreken van een juridische structuur kun je daardoor toch je werking structureren en afspraken formaliseren.

Interne afsprakennota

Een afsprakennota is een waarin je de onderlinge afspraken opneemt, het preciseert de sfeer en de interne werking. Afsprakennota’s vind je soms ook terug onder een andere benaming: huishoudelijk reglement, gebruiksovereenkomst...

Hoewel dat niet altijd gebruikelijk is in jeugdverenigingen is zo’n interne afsprakennota een sterke aanrader! Goede afspraken maken immers goede vrienden.

Zeker voor feitelijke verenigingen is een interne afsprakennota nuttig. Bij vzw’s kan het een nuttige aanvulling zijn op de wettelijke vermeldingen in de statuten, bepaalde artikels kunnen verder verfijnd worden.

Het heeft zijn voordelen als er afspraken op papier staan.

• De afspraken zijn voor iedereen duidelijk. Mondelinge of stilzwijgende afspraken zijn dikwijls niet door iedereen gekend, zeker niet bij medewerk(st)ers die maar zijdelings betrokken zijn bij je vereniging.
• Het biedt duidelijkheid over beloftes en engagementen van bepaalde personen/organen.
• Je kunt ernaar teruggrijpen voor wederzijdse verantwoording.

De afsprakennota stel je op in samenspraak met de leidings- of bestuursploeg en eventuele andere medewerk(st)ers. Het mag niet het werk van één persoon zijn, het document moet door iedereen gedragen zijn.

Wat kan er in een interne afsprakennota opgenomen worden?

• Het kan gaan over de manier waarop je je vereniging organiseert:
• Taakverdeling binnen de leidings- of bestuursploeg
• Bevoegdheden van de bestuurders, de voorzitter, de penningmeester en de secretaris
• Uitleg over welke beslissingen waar genomen worden
• De mate van inspraak van ouders en leden
• De manier van uitnodigen en de verslaggeving
• Hoe je de vergaderagenda vastlegt
• De organisatie van de vergaderingen: spreekrecht, agendapunten aanbrengen...
• De werking van werkgroepen
• …

De nota gaat even goed over verwachtingen:

• Welke inzet (taken/aanwezigheid) wordt er van leiding, bestuur of medewerk(st)ers verwacht?
• Wat krijgen ze hiervoor in de plaats?

Verder moeten kleine praktische afspraken hier een plaats kunnen krijgen: afspraken over de lokalen schoonmaken, de toiletruimte onderhouden, de vuilniszakken buiten zetten, de deur openen en sluiten bij verhuur...

Afspraken tussen eigenaar/bouwheer en bouwcomité/jeugdvereniging

Een afsprakennota komt soms ook tot stand als een extra document bij een subsidiedossier of huur- of gebruiksovereenkomst. In die nota worden dan een aantal bijkomende afspraken gemaakt tussen gebruiker (jeugdwerk) en eigenaar of subsidieverstrekker. Het kan hier gaan over afsprakennota’s met gemeenten, scholen, parochies...

De afspraken in dat soort documenten zijn dikwijls eerder inspanningsverbintenissen dan zware juridisch afdwingbare afspraken. Die laatste worden eerder opgenomen in de huurovereenkomst.

Informatieplicht voor vrijwilligers

De nieuwe wetgeving op het statuut van de vrijwilligers bepaalt dat elke organisatie haar vrijwilligers goed moet informeren over hun rechten en plichten. Ben je als vrijwilliger goed verzekerd? Krijg je gemaakte kosten terugbetaald? Alle vrijwilligers moeten hiervan op de hoogte gebracht worden.

De vorm waarin die informatie wordt aangeboden, kun je vrij kiezen: via de website, publicatie in het maandblad, een nota die je overhandigt aan je vrijwilligers... Je moet er vooral rekening mee houden dat je organisatie moet kunnen bewijzen dat ze de vrijwilligers geïnformeerd heeft.

Neem zeker eens contact op met je jeugdwerkkoepel om te vragen hoe jouw vereniging dat best aanpakt. Zij zullen je zeker de nodige tips en ideeën of een voorbeeldformulier kunnen geven.

Waarvan moeten jouw vrijwilligers wettelijk op de hoogte gebracht worden?

• Dat de sociale doelstelling van de organisatie jeugdwerk is
• Wat het juridisch statuut is van de organisatie, en bij een feitelijke vereniging wie de verantwoordelijken zijn (minstens één naam)
• Dat de organisatie een verzekering ‘burgerrechtelijke aansprakelijkheid’ afgesloten heeft voor de risico’s bij het vrijwilligerswerk (zie ook bij ‘waarschuwingen’)
• Of er andere vrijwilligersverzekeringen afgesloten zijn en welke, bv. rechtsbijstand of lichamelijke ongevallen (voor vrijwilligers die effectief mee helpen bouwen, is vaak een extra verzekering vereist, gezien de specifieke risico’s)
• Of er een (kosten)vergoeding betaald wordt en zo ja, wat en wanneer, forfaitair of bewezen door documenten
• Dat de geheimhoudingsplicht geldt – volgens artikel 45 8 van het Strafwetboek – en wie die allemaal moet naleven
• Welke specifieke, organisatiegebonden afspraken er zijn