Terugkerende kosten

Je stelt best iemand aan die de financiële zaken van je jeugdorganisatie regelt. Zorg ervoor dat het iemand met kennis van zaken is zodat jullie financiën op orde blijven. Maak bij het begin van het jaar telkens een begroting op van de in- en uitgaven voor het komende jaar. Spreek ook af hoe er gerapporteerd wordt over de financiële zaken. Controle maakt namelijk deel uit van een gezonde financiële opvolging.

Verbruik van water, elektriciteit en gas

Elektriciteit, gas en water moeten betaald worden. Je kunt niet zonder. Dat is dus een terugkerende kost. Het is niet vanzelfsprekend een vaste kost, want je kunt erop besparen. Bovendien zal in de zomer de factuur van elektriciteit en gas lager zijn dan in de winter. Voor water is dat net andersom. Neem je energie- en waterkosten op in je begroting.

De betaling van gas, elektriciteit en water gebeurt met voorschotten. Bij de aansluiting schatten ze hoeveel het gebruik is. Op basis daarvan krijg je regelmatig een rekening, bijvoorbeeld maandelijks. Eén keer per jaar vraagt de maatschappij om via de telefoon of online de meterstand door te geven.

Door de facturen goed bij te houden, kun je zien hoe je verbruik evolueert. Een lek in de waterleiding, een sluimerverbruiker waar je geen weet van hebt, een verwarming die een hele week blijft branden: dat kan al eens voorkomen in een jeugdlokaal. Door de facturen in het oog te houden, kun je ongewone dingen vaststellen en kun je dus wanneer nodig actie ondernemen.

Denk je dat je te veel betaalt voor elektriciteit en gas? Bij de VREG (Vlaamse Regulator van de Energie en Gasmarkt) kan je de V-test doen om na te kijken welke energieleverancier voor jou het voordeligste tarief heeft.

Of wat dacht je van een actie om te veel verbruik te voorkomen? Hang stickers op de schakelaars om iedereen eraan te herinneren dat ze het licht moeten uitdoen. Hang een slogan boven de wasbak om het waterverbruik te beperken. Hang een overzichtje aan de buitendeur van de zaken die je moet doven. Of installeer een algemene schakelaar die alles uitschakelt en de verwarming op antivriesstand zet.

Algemene onderhoudskosten

Het algemeen onderhoud van een gebouw is een niet te onderschatten kost. Ook voor dat algemeen onderhoud kun je best de nodige centen opzij leggen.

De buitenmuren schilderen, de schouw laten vegen, een deel van de elektrische installatie vervangen, de gasinstallatie laten keuren: dat zijn allemaal mogelijke onderhoudskosten. Het is interessant om te weten welke beheers- en onderhoudskosten je maandelijks of jaarlijks hebt. Lijst ze op voor jouw jeugdlokaal. Maak een plan van wat er wanneer moet gebeuren, en maak een schatting van hoeveel dat kan kosten. Je kunt onderhoudskosten best spreiden in de tijd om te vermijden dat je het ene jaar zeer veel onderhoudswerken moet doen (met de bijbehorende kosten) en het andere jaar niets.

Vergeet de onverwachte onderhoudskosten niet! Zet voor de beheers- en onderhoudskosten maandelijks of jaarlijks een bedrag opzij. Goed onderhoud kost geld, maar het bespaart je grote herstellingskosten achteraf.

Informeer ook naar gemeentelijke subsidies bij de gemeentelijke jeugddienst. Heel wat gemeentes hebben subsidies voor herstellingswerken aan jeugdlokalen.

Belastingen

Ook een jeugdvereniging moet belastingen betalen. We denken onder meer aan btw, rechtspersonenbelastingen voor vzw’s, de patrimoniumtaks, de onroerende voorheffing en de vrijstellingsregel daarop, de provinciale milieubelastingen en eventuele gemeentelijke belastingen zoals voor huisvuilophaling. Onder bepaalde voorwaarden kunnen bepaalde jeugdwerkvormen vrijgesteld worden.

In de regel moet je boeken en stukken die betrekking hebben op belastingen 10 jaar bewaren. Die moeten voorgelegd kunnen worden aan de belastingsambtenaren die dat vragen tijdens een controle.

• Btw
  De btw – of voluit: de belasting op de toegevoegde waarde – is een belasting die aangerekend wordt op de omzet van de organisatie. Met de ‘omzet’ wordt het ontvangen bedrag van de verkochte goederen bedoeld. Wanneer de jaarlijkse omzet niet meer dan € 5 580 bedraagt, wordt je organisatie of onderneming van die belasting vrijgesteld, ongeacht de juridische vorm. Het jeugdwerk is in principe vrijgesteld van de btw-plicht (artikel 44 , § 2, 2e al.). Enkel in een aantal gevallen kan het toch van toepassing zijn of heb je er zelfs voordeel bij. Voor jeugdhuizen is in sommige gevallen een speciale regeling nodig: het systeem van de zogenaamde ‘gemengde btw-plicht’.
  • Op de website van Mediaraven vind je meer info  over de btw en het jeugdwerk.

• Rechtspersonenbelasting
  Een vzw is onderworpen aan rechtspersonenbelasting. Dat is een belasting die geheven wordt op bepaalde inkomsten van de vzw, bv. op onroerende inkomsten zoals de verhuur van het lokaal. Meestal zijn die echter nihil omdat je die inkomsten opnieuw investeert in de werking. Dat belet echter niet dat je jaarlijks een belastingaangifte moet indienen. Je moet je aangifte normaal online indienen. Als je hier toch nog een belastingbrief voor ontvangt, dan volstaat het dat de bevoegde bestuurder van de vzw om onder de belastingbrief de datum en zijn handtekening plaatst, en dat de goedgekeurde jaarrekening van de vzw bijvoegt.

Als je geen aangifteformulier in je bus krijgt, bv. omdat het jeugdhuis nieuw is, zal je dat zelf moeten aanvragen. Voor feitelijke verenigingen geldt dat de inkomsten van de vereniging in principe bij het vermogen van de leden gevoegd worden (d.i. personenbelasting).

• Patrimoniumtaks

Elke vzw kan roerende (bijvoorbeeld tafels en stoelen) en onroerende (gebouwen en gronden) goederen bezitten. Als de waarde hiervan hoger is dan € 25.000 moet de vzw aangifte doen en hierop belasting betalen: taks der successierechten of de zogenaamde patrimoniumtaks. Deze taks bedraagt jaarlijks 0,17 % op de waarde van de bezittingen van de vzw. Voor feitelijke verenigingen bestaat de taks niet. Is jullie ondersteunende vzw eigenaar van het scoutslokaal, dan mag je ervan uitgaan dat zij deze taks wel dienen te betalen.

Is het vermogen van de vzw groter dan 25.000 euro, maar de taks lager dan 125 euro, dan moet zij een formulier afhalen op het registratiekantoor van de plaats waar zijn maatschappelijke zetel is gevestigd. Zij kan dan een aangifte indienen voor de komende drie jaar.

Indien het vermogen van de vzw in de loop van die drie jaar wijzigt waardoor de taks met minstens 25 euro toeneemt (d.w.z. de taks bedraagt minimum 150 euro), dan verbindt zij er zich toe de administratie hiervan op de hoogte te brengen.

Als de vzw over een vermogen beschikt dat groter is dan 25.000 euro en wanneer de taks hoger is dan 125 euro, dan is de vzw verplicht jaarlijks een aangifte op een daartoe bestemd formulier in te dienen.

Het is je verantwoordelijkheid om uit eigen beweging de vermogensstaat van de vzw op te maken en de taks te betalen als die van toepassing zou zijn... de belastingdienst zal geen 'aanslagbiljet' opsturen.

• Onroerende voorheffing
  Verder is er nog de ‘onroerende voorheffing’, ook wel de ‘grondbelasting’ genoemd. Dat is een gewestbelasting op het inkomen uit gronden en gebouwen. De onroerende voorheffing wordt berekend op basis van het ‘kadastraal inkomen’ van je gebouw.
  Gebouwen voor jeugdverenigingen zijn in principe vrijgesteld worden van onroerende voorheffing. Meer informatie over de onroerende voorheffing en de vrijstelling erop vind je hier. 
• Kadastraal inkomen
  De onroerende voorheffing wordt berekend op basis van het ‘kadastraal inkomen’ van je gebouw. Dat is geen reëel inkomen: het wordt geacht overeen te stemmen met de gemiddelde jaarlijkse netto-inkomsten die je onder normale omstandigheden kunt krijgen wanneer het onroerend goed permanent verhuurd zou worden. De Administratie van het Kadaster, de Registratie en de Domeinen (AKRED) stelt dat ‘inkomen’ vast. De nodige papieren hiervoor krijg je in principe zelf opgestuurd, daar hoef je niets voor aan te vragen.

Je jeugdlokaal verhuren zorgt voor de nodige inkomsten

Als je je jeugdlokalen wilt verhuren, en misschien zelfs die centen nodig hebt om de gemaakte kosten af te betalen, moet je dat goed organiseren. Meer informatie over lokalenverhuur vind je hier op Jeugdlokalen.be.

Meer info

Publicaties

- Jeugdlokalen & het bouwproces
- Jeugdlokalen & financiën
- Wegwijzer erkenning en subsidies voor jeugdverblijven
- Fiscaliteit van de vzw

Links

- Centrum voor Jeugdtoerisme
- Belastingportaal Vlaamse Overheid - Onroerende voorheffing