Hoe staan we ervoor?

Financieel beheer, daar doen jullie nu al aan. En het is goed om te reflecteren over de manier waarop jullie de zaken aanpakken. In deze sectie van de website worden zoveel mogelijke nieuwe ideeën aangereikt om je financiën efficiënter te beheren. Als eerste stap kun je dus best je vertreksituatie kaderen. Een foto nemen van de huidige situatie. Dat kun je doen door met z’n allen eens bijeen te zitten en na te denken over de onderstaande vragen:

Zijn jullie een feitelijke vereniging of een vzw?

Beheert de vzw de lokalen? Of is het de jeugdvereniging zelf beheerder als feitelijke vereniging. Dit is een belangrijk onderscheid omdat er voor een vzw heel duidelijke regels gelden over de manier waarop je een boekhouding moet voeren.

Hebben jullie een financieel plan voor de toekomst?

Een groep financieel gezond houden, doe je niet enkel op korte termijn: denk ook eens na over de langetermijnplanning. Is er een begroting en/of kasstroomtabel voor de komende jaren?

Op welke manier houden jullie een overzicht bij van de inkomsten en uitgaven?

Een boekhouding zorgt ervoor dat je de inkomsten en uitgaven overzichtelijk kan rangschikken. Op die manier kan je gemakkelijk prognoses maken, geldstromen controleren en je leden of medewerkers goed informeren over de financiële situatie.

Wie beheert de financiën van jullie vereniging?

Wellicht heb je een penningmeester aangesteld. Dit is een persoon die zich in de eerste plaats ontfermt over de financiën en de boekhouding doet. Maar het financiële beleid is best een bezorgdheid van de hele medewerkersploeg. Bespreek regelmatig de stand van zaken, discussieer over welke (grote) aankopen jullie in de toekomst plannen, hou samen in de gaten welke rekeningen nog betaald moeten worden,... Vraag om het trimester een kasstroomtabel dat YTD, year to date, is. Dat zijn alle inkomsten en uitgaven per maand opgelijst, waarbij de uitgaven van afgelopen periode juist geboekt worden, en de komende maanden begroot worden.

Hoe zit het met je lokalen?

Drie mogelijke scenario's vragen elk om een andere aanpak:

• Ofwel heb je eigen lokalen. Dan heb je de zekerheid om er te kunnen blijven. Nadeel aan het hebben van eigen lokalen, is dat je zelf moet instaan voor het onderhoud en de werken. Dat kost veel tijd en energie. Meer info over het beheer en onderhoud van je lokalen vind je hier.
• Ofwel huren jullie je lokalen bij gemeente, parochie, brouwer, school, ... waardoor je mogelijk niet de zekerheid hebt er te mogen blijven. Als het allemaal een beetje mee zit, heb je in deze situatie wel het voordeel dat je niet of in mindere mate zelf moet instaan voor het onderhoud van en de werken aan het gebouw. Zorg steeds voor een goede overeenkomst met de eigenaar! Meer info en concrete tips vind je hier, of in de publicatie Jeugdlokalen & overeenkomsten.
• Ofwel ben je wilde plannen aan het maken voor het verwerven van een grond/lokaal of het bouwen van een nieuw lokaal. Dan is het nodig om een goed financieel plan te maken. Stel daarom een budgettering op. Bestaat de mogelijkheid om een deel van de jaarlijkse opbrengsten te reserveren voor de lokalenbouw? Heb je dan nog genoeg geld over voor de gewone werking? Zijn er dan nog extra geldacties nodig? Deze vragen helpen je bij het opstellen van een overzichtelijke budgettering. Meer informatie vind je hier en in de brochure Jeugdlokalen & het bouwproces.

Twijfel je bij sommige vragen of weet je helemaal niet wat het juiste antwoord is? Dan raden we je aan dit eens te bespreken in de leidingsploeg en samen een antwoord te formuleren.