Valkuilen bij de opmaak van een overeenkomst
Een goed contract voor je lokaal opmaken is niet zo makkelijk, maar wel enorm belangrijk. Het contract zal voor een lange periode – vaak meerdere generaties van bestuursploegen – bepalen hoe je de gebouwen zal kunnen gebruiken.
Een contract moet steeds een win-winsituatie zijn voor alle partijen, daarvoor is een balans tussen verplichtingen en rechten belangrijk. In de praktijk zijn de verschillende partijen vaak niet even goed op de hoogte van de mogelijkheden en verplichtingen in een contract, of worden er vreemde, tegenstrijdige of labiele beslissingen in het contract opgenomen omdat beide partijen te weinig kennis hebben. We sommen de meest voorkomen valkuilen voor je op.
Maak afspraken 'in' het contract
Als je een contract opstelt, wil dat zeggen dat je een goede verstandhouding hebt met de andere partij. Je zal namelijk niet samenwerken als die goede verstandhouding er niet was. Toch is de goede relatie geen reden om bepaalde afspraken niet op te nemen in het contract. Ongeschreven afspraken hollen het contract uit en zijn in het nadeel van beide partijen. Naarmate de tijd vordert, zullen andere mensen de contractspartijen vertegenwoordigen (denk maar aan een volgende generatie in je vrijwilligers- of leidingsploeg). Het is dan beter als je alle afspraken duidelijk op papier hebt staan.
Maak geen gebruik van een arbitrair gekozen einddatum
Een contract wordt opgemaakt met goede bedoelingen van beide partijen. De eigenaar is betrouwbaar en wil zijn patrimonium ter beschikking stellen van de groep, die ook betrouwbaar is en het patrimonium goed wil beheren en wil gebruiken voor haar werking.
Het uitgangspunt van het contract moet zijn dat bij gelijkblijvende omstandigheden het contract met zo min mogelijk moeite en administratie moet kunnen blijven duren. Een slim contract zal zichzelf dus steeds verlengen of vernieuwing mogelijk maken.
Een goed contract bepaalt de redenen waarvoor een van beide partijen het contract kan stopzetten en maakt geen gebruik van een arbitrair gekozen datum waarop dat zal gebeuren. Contracten die omwille van mogelijk wanbeheer een kortere duur vastleggen dan de potentiële maximumduur, gebruiken dus de foute tools. (zie ook verder bij: beëindigen en ontbinden)
Let op de restwaarde bij 'recht van opstal' of 'recht van erfpacht'
De wet op het 'recht van erfpacht' en de wet op het 'recht van opstal' werden gemaakt in 1824. Een tijd waarin bouwvoorschriften weinig van tel waren en er dus geen nood of intentie bestond om aan de opgerichte gebouwen tussentijds grote investeringen te maken. De huidige visie op patrimonium staat daar mijlenver vanaf. Het beheren van een gebouw betekent permanent investeringen maken om nieuwe (zuinigere) technieken toe te passen. Een contract moet dus gedurende de hele looptijd investeringszekerheid geven aan de gebruiker. Enkel zo kan die zijn verplichting ten overstaan van het gebouw op een serieuze manier opnemen.
Dat de meeste gemeenten slechts voor 30 jaar opstalrechten of erfpachtrechten willen uitschrijven, vind zijn oorsprong in de oude visie op patrimoniumbeheer. De erfpacht/opstalhouder kreeg de mogelijkheid om in die periode te bouwen en de investering boekhoudkundig af te schrijven zodat de gebouwen na afloop kosteloos naar de gemeente kon overgaan. Uiteraard hadden de gebouwen in werkelijkheid nog een restwaarde, maar die was in de oude wet niet van tel.
Recent zijn beide wetten in het burgerlijk wetboek ingeschreven en zijn de oude anomalieën aangepakt. Zowel bij opstal als bij erfpacht zal het de bedoeling zijn om bij afloop van het contract de werkelijke restwaarde van de gebouwen te vergoeden op grond van de 'ongerechtvaardigde verrijking'. Die aanpassing was een nodige en goede stap richting duurzaam patrimoniumbeheer.
Enkele gemeenten willen toch de nieuwe wetgeving niet of onvolledig toepassen in hun nieuwe contracten. Een andere omschrijving dan diegene in de wet is toegelaten, maar doodjammer om toe te passen. Een groep die haar lokaal echt als een voorzichtig en zorgvuldig persoon wil beheren, zal nooit met een nul-boekwaarde van het patrimonium eindigen en al helemaal niet met een nul-werkelijke waarde. Naast de recent verplichte investeringen die voor energie nodig zijn, is het sterk in het nadeel van beide partijen dat het patrimonium bij het beëindigen van het contract niet meer bijtijds is. Voor de gemeente omdat ze dan met een versleten gebouw zit waar grote en achterstallige investeringen in gedaan moeten worden, en voor de afdeling omdat ze de laatste jaren van hun verblijf in een versleten gebouw hebben verbleven dat omwille van die staat meer kost in onderhoud en verbruik.
Beëindigen en ontbinden zijn 2 verschillende dingen
Bij de opmaak van een contract wordt er vaak te weinig aandacht besteed aan het einde van het contract. Toch is het een belangrijk onderdeel. Je moet goed bepalen wie welke rechten of verplichtingen heeft zodat het contract op een faire manier kan worden gestopt.
Bij een beëindiging stopt het contract omdat de afgesproken termijn voorbij is of omdat één of beide partijen willen dat het stopgezet wordt. Omdat er geen externe reden of 'probleem' is waardoor het contract moet stoppen, is het logisch dat een eventueel nadeel aan de stopzetting wordt gedragen door de partij die de stopzetting vraagt. Wanneer er wel een probleem opduikt, is het logisch dat de partij die nadeel ondervindt het contract kan stopzetten zonder een mogelijke meerkost door gemaakte investeringen.
Een voorbeeld maakt dit meteen duidelijk. Stel: Vereniging X heeft een erfpachtrecht op een jeugdlokaal waarbij er een stilzwijgende verlenging geldt. De eigenaar laat de afdeling weten dat het contract niet verlengd wordt omdat die met de grond of het gebouw iets anders wil doen. Dan is het logisch dat de eigenaar van de grond de meerwaarde die de vereniging X op het gebouw heeft gerealiseerd vergoedt aan de werkelijke waarde van het gebouw op het moment van de beëindiging.
Als de eigenaar daarentegen opmerkt dat de vereniging het gebouw niet gebruikt voor de eigen werking, maar het (bijvoorbeeld) onderverhuurt als stockageruimte voor het bedrijfje van iemand van de vrijwilligers, dan moet de eigenaar het contract kunnen ontbinden. Zo kan het gebouw weer ter beschikbing gesteld worden voor een doel waarvoor die wil dat het gebouw gebruikt wordt. In het geval van een ontbinding is het logisch dat de eigenaar niets moet vergoeden voor de gemaakte kosten die het gebouw van functie veranderden. De functieverandering mocht nooit gebeuren. De eigenaar kan zelfs een schadevergoeding vragen om het gebouw in de oorspronkelijke staat te herstellen.
Beëindiging en ontbinding zijn dus twee totaal verschillende dingen. Ze verdienen dus ook elk een apart artikel in een contract.
Een contract van onbepaalde duur geeft zelden meer zekerheid
Het lijkt te mooi om waar te zijn: je contract wordt afgesloten voor onbepaalde duur. Dat klinkt alsof je nooit meer uit je lokaal moet, want er staat geen einddatum op je contract. De keerzijde daarvan is dat er ook geen minimumduur in je contract is opgenomen. In de praktijk ben je dus maar zeker van het gebruik voor de duur van de opzegperiode. Een contract van onbepaalde duur met een opzegtermijn van 3 maanden is dus maar zo sterk als een contract met vaste duur van 3 maanden. Ga je toch een contract van onbepaalde duur aan? Dan zal een goede omschrijving van redenen waarvoor het contract mag beëindigd worden een must zijn.
