Handleiding richting een goede overeenkomst

6 handige tips en tricks voor een goede overeenkomst.

1. Zoek naar de juiste soort overeenkomst

• Het soort overeenkomst hangt af van wat je exact wil doen. Volgende contracten zijn allemaal mogelijkheden:

  • koopcontract, huurovereenkomst, convenant, gebruiksovereenkomst, recht van erfpacht, recht van opstal, recht van vruchtgebruik of concessie zijn.

• Elke overeenkomst heeft zijn eigen voor-en nadelen. Er zijn 3 elementen die een rol spelen in je keuze:

  • Eigenaarschap: Je kan veel eigen verantwoordelijkheid krijgen waarbij je je lokaal moet onderhouden en kan doen wat je wil. In andere gevallen kan je ervoor kiezen om niet te veel verantwoordelijk te hebben om bijvoorbeeld grote herstellingen en onderhoudszaken op te nemen maar is er weinig mogelijkheid om creatief te zijn in je lokaal.

  • Prijs: De hoogte van de prijs bepaalt ook de verantwoordelijkheidsgraad. Hoe minder je betaalt, hoe meer verantwoordelijkheden maar, ook vrijheden je kunt verwerven.

  • Termijn van je overeenkomst: Dit is een belangrijke overweging die je moet maken.

Tip: Kies in een overeenkomst best voor rechten waarvan je kan genieten en voor haalbare plichten die je moet kunnen nakomen.
 

2. Ga voor een zo lang mogelijk contract

• Een goede toekomst voor je jeugdvereniging, hangt samen met een overeenkomst voor langere termijn. Volgende overeenkomsten zijn hiervoor geschikt:

  • Koopcontract, recht van opstal, erfpacht en concessie.

• Hierin zijn er enkele belangrijke zaken, die beter niet ontbreken.

  • Mik altijd op een automatisch verlenging.

  • Bespreek ook alles voor een goede ontbinding van het contract. Wanneer eindigt je contract en wat gebeurt er dan.

Tip: zorg dat je 5 jaar voor de beëindiging van de overeenkomst zult weten of je mag blijven.

3. Neem een contract met zekerheid

• Afhankelijk van welke overeenkomst je wil aangaan, is het al dan niet oprichten van een vzw een overweging die je bewust moet maken. Kijk hiervoor naar:

  • De aart van de overeenkomst, de opgenomen bepalingen, de duur, de vergoeding die je moet betalen en de persoon of instantie met wie je een overeenkomst afsluit.

• Het is erg belangrijk om voldoende advies in te winnen. Spreek je ondersteunende koepelorganisatie aan en/of breng een bezoek aan een notaris die kan helpen bij het maken van een doordachte keuze.

  • Als feitelijke vereniging zal de persoon die het contract ondertekent zelf aansprakelijk zijn. Hou er ook rekening mee dat de samenstelling van de jeugdvereniging snel verandert waardoor de persoon die ondertekent mogelijks niet zo lang in de vereniging blijft.

  • Als vzw ben je als rechtspersoon (een groep van mensen) aansprakelijk. Hierbij moet opgemerkt worden dat de administratieve lasten om een vzwstructuur te leiden niet min zijn voor een vrijwilligersorganisatie.

4. Zorg ervoor dat je een  schriftelijke overeenkomst bezit

• Belangrijk is om alle rechten en plichten van de eigenaar en je vereniging over het gebruik en beheer van het lokaal duidelijk vervat te hebben op papier.

  • Je geeft de volgende generaties een houvast en voldoende zekerheid over de lokalen en grond.

Tip: Evalueer je huurovereenkomst na een jaar met de verhuurder. Zo kunnen eventuele verbeteringen worden aangevuld.

5. Zorg voor een meerwaarde voor beide partijen

• Zoek een win-win voor zowel de huurder als de verhuurder.

• Duidelijkheid en eerlijkheid spelen een grote rol. Zo is de meerwaarde die gecreëerd is door de huurder uit een vorige contractperiode belangrijk om mee op te nemen in een nieuwe verlenging. De eigenaar mag zeker weten welke upgrades het gebouw heeft gekregen. Hou hier ook goed offertes en betalingsbewijzen van bij.

• Ook de buurt heeft baat bij een goed gebouw in hun omgeving waar leven is. Stem goed af met je buren en onderhoud je netwerk.

6. Vergeet de financiële en juridische aspecten niet

• Er komt heel wat verantwoordelijkheid kijken bij het opstellen van een overeenkomst in geld maar ook in de ‘kleine lettertjes’ en juridische processen achter zo’n overeenkomst begrijpen. Hiervoor kan je:

  • een eerlijk gesprek aangaan met de eigenaar.

  • extra navraag doen bij een notaris, ouder, je koepelorganisatie…

• Een symbolische euro voor een langdurige overeenkomst is juridisch weg gevallen. Je kan dus doelen op het verkrijgen van een gratis grond of gebouw.

• Hou rekening met andere financiën die bij een gebouw komen kijken. Zo zijn er verschillende taksen (bijvoorbeeld: patrimoniumtaks) die niet zomaar doorgerekend mogen worden aan huurders. Wanneer zulke zaken in je overeenkomst worden vermeld, laat je deze best nakijken.

• Sluit de juiste verzekeringen af (bijvoorbeeld: brandverzekering). Bespreek dit ook goed met experten zoals een verzekeraar, notaris, koepelorganisatie, of je netwerk.

• Neem altijd ‘afstand van verhaal’ mee op in je contracten.

• Ook de verhuurder/eigenaar moet bepaalde verzekeringen aangaan, neem deze ook op in de overeenkomst. Hoe transparanter beide partijen zijn, hoe beter.

• Wil je je lokalen onderverhuren? Spreek dan goed door met de eigenaar wat er wel en niet kan.

  • Maak de eigenaar bewust dat aangezien je zelf kosten maakt, je hier ook inkomsten voor nodig hebt. Huurgelden kunnen integraal terug geïnvesteerd worden in je jeugdlokaal.

  • Spreek ook juridisch af of bijvoorbeeld overnachten in je lokaal mag. Dat is niet alleen belangrijk voor onderverhuring maar ook voor je eigen jeugdvereniging. Als overnachten mag, moet je ook extra verzekeringen voorzien die je beschermen.

Extra achtergrondinformatie vind je door de algemene visie jeugdlokalen te lezen.