Taakverdeling
Als er eenmaal brand uitbreekt, luistert men doorgaans het best naar mensen die sowieso al autoriteit hebben. De leiding over de evacuatie zou dus logischerwijs bij de hoofdverantwoordelijke terecht moeten komen. Mensen die tijdens de evacuatie verantwoordelijkheid dragen, maken zich liefst kenbaar door (indien mogelijk) een geel reflecterend jasje of iets opvallends aan te trekken.
Hieronder hebben we een zevental taken beschreven. In de realiteit zitten verschillende taken vaak bij dezelfde persoon. Het belangrijkste is dat elke persoon op voorhand zijn of haar taak krijgt toegewezen en die op het moment zelf ook uitvoert.
Melden van de brand
Het is moeilijk vooraf af te spreken wie belt wanneer het brand. Je weet immers niet wie de brand zal ontdekken of wie op dat moment een gsm bij heeft. Bel in ieder geval beter een keer te veel, dan ervan uit te gaan dat de brand al is gemeld. Je kan afspreken dat de hoofdverantwoordelijke nog eens duidelijk checkt of de brandweer wel degelijk gebeld is. Ben jij diegene die de hulpdiensten heeft opgebeld? Laat dit dan aan je medeleid(st)ers weten!
De hoofdverantwoordelijke
Voor de hoofdverantwoordelijke van de evacuatie ga je best op zoek naar iemand met een specifiek profiel. Het moet iemand zijn die het hoofd koel kan houden in stresserende en gevaarlijke situaties. Hij/zij moet het overzicht bewaren en vlot kunnen coördineren. Ook een natuurlijk leiderschap zit in de profielomschrijving.
Ga er niet te vlug van uit dat dit automatisch de hoofdverantwoordelijke is van de dagelijkse werking van je groep. Misschien is er wel iemand anders die perfect is voor deze rol. Uiteraard moet de hoofdverantwoordelijke van de evacuatie ook meestal tot altijd aanwezig zijn in het lokaal.
De hoofdverantwoordelijke van de evacuatie heeft verschillende taken. Hij/zij verwittigt de hulpdiensten of controleert of deze zijn gebeld. De verantwoordelijke geeft de opdracht tot evacuatie en coördineert het geheel. Hij/zij kan anderen de opdracht geven om ruimtes te controleren op achtergebleven kinderen. De hoofdverantwoordelijke heeft de leiding tot de brandweer ter plaatse is. Hij/zij verzamelt de gegevens van alle groepen en licht de hulpdiensten in.
In het ideale scenario heeft de hoofdverantwoordelijke een lijst met daarop alle namen van de leden van de jeugdvereniging, alsook een grondplan van het gebouw. Dit is natuurlijk niet voor alle situaties mogelijk. Is dit door de aard van je jeugdvereniging niet mogelijk? Probeer dan toch een systeem te bedenken waarbij je bijvoorbeeld wel het aantal aanwezigen kent. Als de aanwezigen minder vertrouwd zijn met de jeugdlokalen is duidelijkheid over de evacuatie nog veel belangrijker.
Ontruimingsverantwoordelijken
De leid(st)ers van elke groep worden automatisch verantwoordelijk voor die groep. Ze begeleiden hun groep naar de verzamelplaats volgens het evacuatieplan, tellen en hertellen de groep en dragen de gegevens over aan de hoofdverantwoordelijke. Daarna blijven de leid(st)ers bij hun groep, tenzij expliciet anders wordt afgesproken. Zij zorgen ervoor dat iedereen veilig op de afgesproken evacuatieplaats aankomt en daar ook (kalm) blijft.
De opvangverantwoordelijke
Die persoon vangt de brandweer op. Hij geeft hen de nodige inlichtingen over de omvang, aard en de plaats van de brand. Hij vormt een duo met de hoofdverantwoordelijke. Terwijl de hoofdverantwoordelijke de informatie over de groep zelf overdraagt, draagt de opvangverantwoordelijke de meer technische en brandspecifieke informatie over. De opvangverantwoordelijke is dus best iemand die het gebouw goed kent.
EHBO-verantwoordelijke
Als er gewonden zijn, dan worden die best verzameld op één plaats. De hulpdiensten moeten zo snel mogelijk verwittigd worden en op de hoogte gebracht worden van de ernst van de verwondingen. Mensen die een EHBO-cursus gevolgd hebben kunnen de eerste hulp toedienen.
Technisch verantwoordelijke
Bij brand is de eerste bezorgdheid om iedereen veilig uit het gebouw te loodsen. Eenmaal dit is gebeurd, is er eventueel tijd voor brandinperking. Het is belangrijk voor de veiligheid dat iemand (liefst zelfs meerdere personen) weet waar de gas- en elektriciteitsaansluiting zit, zodat die bij brand kan worden afgesloten. Op die manier kan je erger verkomen.
Uiteraard staat de veiligheid van de technisch verantwoordelijke zelf centraal! Bij een hevige brand waarbij de plaats van de elektriciteits- en gasaansluiting zelf dicht bij de brandhaard ligt, valt deze taak weg. Als je in dit geval de brandweer de juiste plaats kan aanwijzen, kan je ook grotere rampen voorkomen.
Tip: Als meerdere mensen weten waar de hoofdaansluitingen van gas, elektriciteit en water zich bevinden, kan dit levens redden. Maar ook dan blijft één hoofdverantwoordelijke zeker nodig.
Communicatie en PR
Naargelang de grootte en de ernst van de brand kan een communicatieverantwoordelijke handig van pas komen. De persoon in kwestie moet ervoor zorgen dat iedereen correcte informatie krijgt.
De hoogste prioriteit ligt bij het informeren van de ouders. Is alles in orde met hun kinderen? In welk ziekenhuis liggen de gewonden? Waar kunnen zij in de dagen na de brand terecht met hun eventuele vragen?
Wanneer de ouders voldoende geïnformeerd zijn, zullen er vast nog enkele andere groepen mensen aan je deur komen aankloppen. De buren, de lokale en/of nationale pers, vrienden en sympathisanten. Deze mensen van de nodige informatie voorzien, kan een zware klus zijn. Breng daarom best je koepelorganisatie op de hoogte van de situatie. Zij kennen vast wel iemand die je met raad en daad wil bijstaan. Ze kunnen je helpen met de verdere opvang van ouders en kinderen, het opstellen van een persbericht en een bericht voor op de site, je do’s and dont’s meegeven over persrelaties... Hun ervaring met dergelijke crisiscommunicatie kan op zo’n moment een erg welkome steun zijn. Ook je nationale koepel kan je hierbij helpen, aarzel niet om hen dan te contacteren.
Een goede en eerlijke communicatie is bij een ramp essentieel. Laat je vooral voldoende begeleiden zodat je groep dit zonder kleerscheuren overleeft.
Flexibiliteit
Uiteraard is het mogelijk dat één van de mensen die voorgaande verantwoordelijkheden op zich neemt, er op het moment van de brand niet bij is. Zorg daarom voor voldoende flexibiliteit in de verdeling van verantwoordelijkheden. Kies steeds een back-up of een team van verantwoordelijken. Als iedereen de te verdelen taken kent, kan er in het ergste geval op het moment zelf nog worden geschoven in de taken. De hoofdverantwoordelijke heeft steeds de taak om alles in goede banen te leiden. Erop toezien dat alle verantwoordelijken hun taak op het moment zelf ter harte nemen, maakt daar deel van uit.
