Tip 2: maak duidelijke afspraken over de inkomsten en uitgaven en respecteer ze

Goede afspraken maken goede vrienden. Het klinkt zeer cliché, maar het is wel waar. (Ver)bouwen is een intensief project waarbij een goede samenwerking noodzakelijk is. Iedereen heeft verschillende verwachtingen voor, tijdens en na het bouwproject. Ook een geslaagd financieel plaatje begint bij op elkaar afstemmen wat er van wie verwacht wordt en daar duidelijk over communiceren. Ook hiervoor willen we een aantal richtlijnen meegeven.

• Stel duidelijk een jaarlijks budget op, gebaseerd op de voorgaande jaarrekening.
• Leg voor elke inkomsten- en uitgavenpost vast hoeveel alles maximaal mag kosten of minimaal moet opbrengen.
• Ga altijd uit van een conservatieve boekhouding: schat je uitgaven maximaal in en je inkomsten minimaal.
• Voorzie een spaarpot van minstens 15 % van je uitgaven voor onverwachte kosten, en die gaan er altijd zijn.
• Maak een langetermijnplanning op die de inkomsten en uitgaven weergeeft tot alles afbetaald is, inclusief eventuele schulden.
• Stel een verantwoordelijke aan die waakt over de lange- en kortetermijnplanning.
• Spreek af dat er voor iedere uitgave altijd een bewijsstuk binnengebracht moet worden.
• Spreek duidelijk af wie welke uitgaven mag doen. Tot een bepaald bedrag (meestal rond de 300 euro) mag iemand alleen de uitgaven doen, voor hogere bedragen moet er overleg zijn.
• Voorzie een centrale persoon bij wie de uitgaven en inkomsten binnengebracht worden en die ze ook bijhoudt en registreert.
• Gebruik een kasboek dat centraal en transparant wordt bijgehouden.
• Voorzie tussentijdse opvolging en controle van de uitgaven.

Over het budgetteren van een bouwproject vind je meer info in de brochure ‘Jeugdlokalen & bouwproces’.

Het kasboek

Om op elk moment het overzicht over je financiën te bewaren, werk je best met een kasboek. Dat is het document waarin alle inkomsten en uitgaven van een bepaalde rekening of kas bijgehouden worden. Je kunt zowel een kasboek maken voor je bankrekeningen als voor je contant geld.

Door wekelijks het kasboek aan te vullen, verplichten jullie jezelf om een overzicht te bewaren van de financiën van de jeugdvereniging. Als je het maandelijks openbaar maakt, geef je ook aan anderen uit de jeugdvereniging de kans om op de hoogte te blijven van jullie financiële situatie.
Het kasboek geeft bijvoorbeeld aan dat er momenteel bijna geen geld in kas is. Anderen uit je jeugdvereniging zijn hiervan op de hoogte omdat jij het kasboek up-to-date houdt en openbaar maakt. Op die manier word jij niet de eenzame en eeuwige boeman die om geld moet vragen. Het wordt een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid.
In een kasboek worden (enkel) de werkelijke uitgaven en inkomsten geboekt. De basis zullen de bankuittreksels en de inkomende en uitgaande bewegingen in de kas zijn.
De meest eenvoudige structuur van een kasboek vind je in het voorbeeld bovenaan. Die kun je zowel gebruiken voor het kasboek van je (verschillende) bankrekeningen als voor dat van je cash geld.

De ‘bewegingen’ op de bankrekeningen of in de kas noteer je chronologisch. Je kunt het kasboek meer detailleren en verder indelen door kolommen toe te voegen:

• De bankrekening of kas waarop de beweging uitgevoerd wordt
• Een ‘categorie’ voor de opbrengst of kost (= begrotingslijn): bijvoorbeeld ‘aankoop voeding’ of ‘bijdrage deelnemers’
• De persoon die of het bedrijf dat het geld gekregen of betaald heeft (‘klanten en leveranciers’)
• Het project waar de kosten en opbrengsten bij horen (dat kan eventueel een deelproject zijn) – voorbeelden zijn de organisatie van een ‘bouwbrunch’ of de ‘verbouwing sanitair’
• Vrij te kiezen categorieën

Op basis van die indelingen is het mogelijk zijn om verschillende rapporten te maken. Zo’n rapport geeft je dan vrij eenvoudig een zicht op de inkomsten en uitgaven per categorie. Het is bijvoorbeeld erg interessant om te weten hoeveel je in totaal aan lidgeld hebt ontvangen of hoeveel de verschillende werkjes van de elektricien jullie al gekost hebben. Het belangrijkste rapport zal uiteraard dat van de aparte bankrekeningen en kassen zijn.

Een kasboek maak je zeer gemakkelijk met een computerprogramma als Excel. Een aantal koepels van jeugdverenigingen bieden kasboeksjablonen aan voor Excel. Neem ook zeker een kijkje op www.assistonline.eu. Assist een programma waarmee je gemakkelijk je vzw-administratie en boekhouding online in orde kan brengen. Zij bieden ook kortingen aan voor bepaalde jeugdverenigingen.

Schulden: te betalen en te ontvangen centen

Een kasboek is niet geschikt om bij te houden welke facturen en onkostennota’s nog betaald moeten worden of welke deelnemers aan een initiatief nog moeten betalen. Zodra je vanuit meerdere hoeken nog geld verwacht, kun je wel best een systeem voorzien om dat op te volgen. Idem voor te betalen facturen. Voor een jeugdvereniging volstaat het wellicht om de verwachte inkomsten en uitgaven overzichtelijk op te lijsten.

Verwachte inkomsten

Lijst de verwachte inkomsten op. Dat kan er als volgt uit zien:

Inkomsten die binnengekomen zijn, kun je ‘afvinken’ door de datum in te vullen, of je kunt de lijn verwijderen uit het lijstje als je in een Excel-bestand werkt.
Vergeet die ontvangen inkomsten zeker niet in te boeken in je kasboek.

Verwachte uitgaven

Te betalen facturen steek je altijd op eenzelfde plaats: in een kaftje of in een klasseerbak op je bureau. Maar best van al betaal je de facturen meteen. Te verwachten facturen lijst je best op. Dat kan als volgt:

Wellicht heb je op voorhand een offerte aangevraagd of heb je in een begroting bepaald hoeveel iets mag kosten. Zodra er een factuur of rekening aangekomen is, vervang je het offertebedrag of het geschatte bedrag door het factuurbedrag.

Best van al betaal je de factuur dan ook meteen.
Uitgaven die gebeurd zijn, kun je ‘afvinken’ door de datum in te vullen, of je kunt de lijn wissen uit het lijstje als je in een Excel-bestand werkt. Vergeet die uitgaven zeker niet in te boeken in je kasboek.