Fondsenwerving, hoe en wat

Fondsen werven, allemaal goed wel, maar hoe begin je daar aan? Hieronder vind je enkele handvaten die je alvast op weg zetten. We gebruiken hiervoor de fondsenwervingscyclus van fondsenwervingsgoeroe Ilja De Coster.

De fondsenwervingscyclus

Elke goede fondsenwervingsactie doorloopt een vaste cyclus van vier stappen:

1. Werk je verhaal uit

Werk het verhaal van jouw groep uit, het zogeheten case-statement, en vertel waarom je de middelen nodig hebt. Met dat verhaal stap je naar de mogelijke donoren. De inhoud hiervan is een vertaling van jullie missie, visie, waarden en doelen. Je werkt dit idealiter uit met de hele groep, opdat het voldoende gedragen en gekend zou zijn.

Het case-statement biedt antwoord op vragen als:

Wat doen we en hoe doen we dat concreet?
Waarom doen we wat we doen, zoals we het doen?
Welke maatschappelijke impact bereiken we met wat we doen?
Hoeveel middelen hebben we nodig om dit te doen? Maak een realistische begroting op.
Wat is de identiteit van je groep? Wat is jullie stijl?
Welke bijdrage kan een donor leveren, die in het grote geheel toch een verschil maakt?

Belangrijke kernboodschappen:

Daarom wij. Wat maakt jullie groep uniek? Waarom zou iemand juist aan jullie fondsen moeten geven?
Wij zijn betrouwbaar. Toon aan dat jullie de nodige expertise hebben om het project te realiseren waarvoor je middelen zoekt. Bewijs ook dat je organisatie goed bestuurd wordt. Vertel waar de beslissingen genomen worden en welke structuur jullie hebben. Daarnaast is het belangrijk om financieel transparant te zijn.
U maakt het verschil. Maak duidelijk dat zonder de steun van de fondsenverstrekkers het project niet mogelijk is.

Aandachtspunten:

Zorg ervoor dat je verhaal relevant, duidelijk en verstaanbaar is voor buitenstaanders. Maak het ook niet te lang. Daarnaast zorg je ervoor dat jullie verhaal intern gedeeld is. Daarom is het belangrijk om jullie case-statement met de hele groep te maken. Iedereen in je groep moet voldoende op de hoogte zijn van jullie plannen om fondsen te werven en weten hoe jullie dat aanpakken.
Daarnaast zijn er nog enkele voor de hand liggende maar daarom niet minder belangrijke aandachtspunten:

Bewaak je geloofwaardigheid
Blijf consequent in alle formele en informele communicatie
Vertel je eigen verhaal, niet dat van anderen
Bewaak je eigenheid wanneer donoren tegenprestaties vragen

Vorm van een case-statement

Giet jullie case-statement in een interne documentatiemap. Die map vormt de basis voor al jullie communicatie met mogelijke fondsenverstrekkers. Je gebruikt dus telkens dezelfde inhoud, die je aanpast aan het medium.

2. Relatieopbouw

Relaties opbouwen heeft te maken met aspecten als hoe en waar vinden we donoren? Eens we een donor gevonden hebben, hoe behouden we die dan? Welke technieken zetten we daarvoor in?

Bouw goede relaties op

Start met het bestaande netwerk rond jullie groep in kaart te brengen. Met welke organisaties en personen hebben jullie allemaal contact? Wie is er allemaal op de een of andere manier verbonden met jullie groep? Als je dat hebt gedaan, probeer dan inzicht te verwerven in waarom die mensen of organisaties aan jullie middelen zouden geven. Wat is hun motivatie?

Extra aandachtspunten hierbij zijn:

Focus op de lange termijn van relaties.
Heb respect voor de donor.
Probeer de donor te betrekken bij jullie project, liefst op een manier die passend is voor de donor in kwestie.

3. Plannen en implementeren

Om fondsenwerving te plannen en te implementeren moet je vragen beantwoorden als ‘wat gaan we doen?’, ‘wie gaat het doen?’ en ‘wanneer gaan we het doen?’.

Verschillende aspecten zijn hierin belangrijk:

Mensen, middelen en mandaten moeten heel duidelijk zijn. Wie zal er wie aanspreken?
Maak duidelijke afspraken met iedereen die aan de slag gaat met het fondsenwervingsverhaal en zorg ervoor dat ze nagekomen worden.
Voor fondsenwerving moet je tijd maken, het is niet zomaar iets dat je er even bij neemt.

4. Monitoren en evalueren

Eens je echt van start bent gegaan met fondsen werven moet je het ook monitoren en evalueren. Stel je daarbij de volgende vragen:

Loopt het zoals gepland?
Brengt het echt iets op?
Wat leren we voor de toekomst? Wat liep er goed en wat minder goed?