(Ver)bouwen als feitelijke vereniging of vzw?

Als jullie zelf eigenaar willen worden door het te kopen van een grond of lokaal. Of zijn jullie van plan om een erfpacht af te sluiten, dan moeten jullie een vzw oprichten. Een huurcontract kun je ook als een feitelijke vereniging afsluiten, al raden we dat af. Omdat de personen dan hoofdelijk verantwoordelijk zijn.

Als jullie een lokaal in eigendom hebben of jullie plannen grote (ver)bouwwerken, dan kun je niet anders dan een vzw-structuur aan te nemen. Een vzw heeft rechtspersoonlijkheid en kan dus eigendom bezitten, maar vraagt ook heel wat organisatie. Zo is een vzw onder andere verplicht zich aan de boekhoudkundige regels te houden, een raad van bestuur aan te stellen, een algemene vergadering bijeen te roepen, ...

De vzw

Het financieel beheer van een vzw vraagt nog net iets meer aandacht en nauwkeurigheid dan dat van een feitelijke vereniging. Hier gaan we niet dieper in op hoe je een vzw moet runnen. Daarvoor kun je best te rade gaan in gespecialiseerde lectuur of bij de koepel van je jeugdvereniging. Hierna volgt wel een korte samenvatting van de boekhoudkundige regels die je als kleine vzw moet volgen.

De boekhouding van een vzw moet gevoerd worden volgens wettelijk vastgelegde regels. Zo moet ze aangepast zijn aan de aard en de omvang van de activiteiten van de vereniging. De meeste vzw’s binnen het jeugdwerk worden als kleine vzw bestempeld. Zij moeten enkel een vereenvoudigde boekhouding bijhouden. Het model van die vereenvoudigde boekhouding kun je hier vinden. Meer info vind je ook op de website van de FOD Justitie.

Alle verrichtingen worden zonder vertraging, getrouw, volledig en chronologisch ingeschreven in een ongesplitst dagboek volgens een voorgeschreven minimummodel. Ongesplitst betekent dat het niet losbladig mag zijn. Kosten en uitgaven moeten op aparte bladzijden genoteerd worden.

Het dagboek is genummerd en geïdentificeerd door de naam van de vzw. Dat dagboek kun je vergelijken met het ‘kasboek’ dat geadviseerd wordt voor een feitelijke vereniging, maar niet verplicht is. Grote vzw’s zijn verplicht een dubbele boekhouding te voeren en die ook neer te leggen bij de Nationale Bank van België. Om als een grote vzw beschouwd te worden, moet je aan een aantal voorwaarden voldoen die bij een gewone jeugdvereniging niet aan de orde zijn.

De feitelijke vereniging

Een feitelijke vereniging ontstaat zodra twee of meer personen zich verenigen om een gemeenschappelijk doel te verwezenlijken (bijvoorbeeld een jeugdvereniging). Een feitelijke vereniging heeft geen juridische grond en kan daardoor geen verbintenissen aangaan, geen eigendommen bezitten, geen schenkingen of legaten aanvaarden, enzovoort. Het zijn de individuele leden die zich persoonlijk verbinden tot de verplichtingen van de vereniging.

In tegenstelling tot een vzw heeft een feitelijke vereniging geen wettelijke of administratieve verplichtingen. Je kiest dus zelf hoe je het budget beheert. Om je daarbij te helpen, geven we hieronder weer hoe je dat op een goede, overzichtelijke manier kunt doen.

Wie zal het financiële beheer tijdens en na de bouwwerken opnemen?

Veel mensen komen in aanmerking om het financiële beheer tijdens en na de bouwwerken te kunnen doen. Denk goed na over de verdeling van de taken. Ga op zoek naar de juiste persoon op de juiste plaats. Denk daarnaast goed na over wat je met de leiding absoluut zelf in handen wilt hebben en wat evengoed de vzw of oud-leiding kan doen. Een mix van jong en oud met duidelijke taken werkt doorgaans het beste om de financiën op te volgen.

Ongeacht wie het doet: een transparante kassa is altijd belangrijk. Al je vrijwilligers hebben het recht om te weten hoe het financieel loopt met de bouwwerken, zo creëer je betrokkenheid om je project financieel beheersbaar te houden.

Tot slot zijn ook continuïteit en kennisdeling van het financiële beheer onontbeerlijk. Hoe zal er voor continuïteit in het beheer van de financiën gezorgd worden? Is er altijd minimaal een tweede persoon die van alles op de hoogte is? Worden de documenten en bewijsstukken centraal bewaard en weet iedereen waar? Kennisdeling is noodzakelijk!

Hoe ver willen jullie gaan om financiële middelen te verzamelen?

Wat is het belangrijkste: functionaliteit, de kostprijs of het esthetische? Wil je meer betalen voor een exclusiever lokaal? Hoeveel van jullie lokaal willen jullie zelf betalen? Als je een goed financieel beleid wilt voeren, volstaat het niet om enkel in orde te zijn met de wetgeving. Het is prachtig dat je alles mooi registreert en neerlegt wat nodig is, maar daar mag het niet bij blijven. Een groep financieel gezond houden doe je niet alleen op korte termijn: denk ook eens na over de financiële langetermijnplanning.

Stel een budget op

Hebben jullie bouwplannen? Komt er binnenkort een grote kost op jullie af? Dan is het belangrijk een budgettering op te stellen. Budgetteren betekent weten wat de kosten zijn, prijzen van materialen kennen, controleren, prioriteiten durven stellen en durven schrappen. Stel op voorhand een duidelijk budget op en maak hier keuzes in. Dat voorkomt pittige discussies in latere fasen!

• Hoeveel geld wil je voor de gewone werking opzij houden?
• Welk budget hebben jullie gespaard en welk deel hiervan kan geïnvesteerd worden in het bouwproject?
• Welk deel willen jullie extern financieren?
• Welk deel moeten jullie lenen voor je kunt bouwen?
• Hoe zullen jullie het geleende deel afbetalen?
• Bestaat de mogelijkheid om een deel van de jaarlijkse opbrengsten opzij te zetten voor de lokalenbouw?
• En zijn er dan nog extra kasacties nodig?

Die vragen beantwoorden draagt bij tot een overzichtelijke budgettering. Een groot voordeel van werken met een budgettering is dat het vertrouwen schept voor de ouders, schenkers en sympathisanten die jullie actie steunen.