Offertes en facturen

Vraag op voorhand voldoende offertes en maak hierbij al jouw concrete verwachtingen duidelijk. Je kunt alleen vergelijken als de offertes op dezelfde gegevens gebaseerd zijn. Hou er rekening mee dat onvoorziene werken moeilijk in een offerte opgenomen kunnen worden, en ze kunnen een niet te onderschatten meerkost opleveren. Maak hierover goede afspraken met de aannemer.

Eigenlijk moet de architect offertes opvragen. Architecten zijn niet verplicht om een meetstaat op te maken maar in de praktijk zal dat gewoonlijk wel gebeuren, en ze maken ook de prijsvergelijking op voor de bouwheer. Als je met een architect werkt, moet je dat werk dus niet in zijn of haar plaats doen: de architect wordt er immers voor betaald.

Facturen en betalingsbewijzen goed bijhouden is geen overbodige luxe: het is een noodzaak en zelfs een verplichting. Je moet minstens tien jaar lang alle facturen en betalingsbewijzen bijhouden die verband houden met de bouw en verbouwingen van je jeugdlokaal. Dat is belangrijk in functie van een eventuele aansprakelijkheid van de architect of aannemer bij fouten. Een aannemer is tien jaar aansprakelijk voor de stabiliteit en de waterdichting van het gebouw. Ook een architect is tien jaar aansprakelijk voor het geleverde werk.

Bovendien moet een vzw sowieso haar boekhouding gedurende tien jaar bewaren. Redenen genoeg dus om alles goed bij te houden!
Nevenzaken als facturen van bijvoorbeeld schilderwerk hoef je normaal gezien niet bij te houden. Toch raden we je aan om het hele dossier, inclusief het post-interventiedossier van de veiligheidscoördinatie, facturen, handleidingen, garantiebewijzen en dergelijke goed te bewaren.