Papierwinkel op orde

Het goed bijhouden van alle facturen en betalingsbewijzen is geen overbodige luxe, maar een noodzaak. Het is raadzaam om minstens 10 jaar alle betalingsbewijzen bij te houden die verband houden met de bouw en verbouwingen van het jeugdlokaal. Het is namelijk zo dat gedurende10 jaar mogelijks de architect of de aannemer bij fouten aansprakelijk te stellen. De gebundelde betalingsbewijzen werken als een soort garantiebewijs en een waarborg. Meer informatie hierover is terug te vinden op de website: www.architect.be.

Ook als er subsidies zijn ontvangen, is het belangrijk dat de bewijzen van je uitgaven lang genoeg bewaard blijven. En ook de belastingen kunnen vragen om de uitgaven te staven met bewijsstukken. Daarnaast bieden deze documenten ook voor opvolgers binnen de organisatie een handig overzicht. Ze komen zo te weten wat er allemaal gebeurd is met het jeugdlokaal. Bij een defect aan de verwarming kunnen ze bijvoorbeeld zo de oorspronkelijke installateur terug vinden.

Meer informatie

Zijn er vragen over een goede systematiek van het financiële en zakelijk beheer, dan wordt aangeraden om binnen de eigen omgeving mensen te zoeken die daarmee kunnen helpen: een ouder, iemand die boekhouding studeert, een penningmeester van een andere vereniging, etcetera.  Ook de jeugdwerkkoepel of de lokale jeugddienst kan misschien helpen. Er is altijd wel iemand te vinden met ervaring op dit terrein.